Kadry Płace ZUS

Kompleksowa obsługa kadrowo-płacowa w Lublinie i na terenie całej Polski

Prawidłowe prowadzenie spraw kadrowych i płacowych wymaga znajomości przepisów prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz podatku dochodowego. Istotne są również terminowość, dokładność i właściwa ochrona danych osobowych.

ABAK SYSTEM Sp. z o.o. oferuje kompleksową obsługę kadrowo-płacową przedsiębiorcom i organizacjom z Lublina, województwa lubelskiego oraz całej Polski. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów możemy prowadzić obsługę zdalnie, niezależnie od siedziby klienta.

Z naszych usług mogą korzystać zarówno niewielkie firmy zatrudniające pierwszych pracowników, jak i podmioty posiadające bardziej rozbudowaną strukturę zatrudnienia. Zakres współpracy dostosowujemy do liczby zatrudnionych osób, stosowanych rodzajów umów oraz potrzeb organizacyjnych pracodawcy.

Outsourcing kadr i płac — korzyści dla pracodawcy

Powierzenie obsługi kadrowo-płacowej zewnętrznemu biuru pozwala ograniczyć obowiązki administracyjne i skoncentrować zasoby firmy na jej podstawowej działalności. Przedsiębiorca nie musi tworzyć odrębnego stanowiska pracy ani samodzielnie śledzić wszystkich zmian dotyczących rozliczania zatrudnienia.

Outsourcing kadr i płac może zapewnić:

• przewidywalne koszty obsługi;

• dostęp do zespołu posiadającego doświadczenie kadrowo-płacowe;

• ciągłość realizacji powierzonych czynności;

• uporządkowanie dokumentacji pracowniczej;

• terminowe przygotowywanie list płac, deklaracji i zgłoszeń;

• ograniczenie ryzyka błędów w rozliczeniach;

• zachowanie poufności i zasad ochrony danych osobowych;

• sprawną wymianę dokumentów i informacji;

• bieżące wsparcie w sprawach objętych umową.

Ostateczna odpowiedzialność za wykonanie obowiązków pracodawcy wynikających z prawa pracy pozostaje po stronie zatrudniającego. Dlatego ważne jest terminowe przekazywanie do biura kompletnych informacji i dokumentów dotyczących zatrudnienia, czasu pracy, wynagrodzeń oraz nieobecności.

Przejęcie obsługi kadrowo-płacowej

Przed rozpoczęciem współpracy ustalamy zakres powierzonych czynności i weryfikujemy kompletność przekazywanej dokumentacji. W zależności od zawartej umowy możemy również sprawdzić ciągłość dotychczasowych rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym.

Przejęcie obsługi może obejmować:

• przegląd akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej;

• weryfikację danych o zatrudnieniu i wynagrodzeniach;

• sprawdzenie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS;

• analizę przekazanych deklaracji podatkowych;

• identyfikację brakujących dokumentów i informacji;

• uzgodnienie sald rozliczeń pracowniczych;

• ustalenie stanu wykorzystania urlopów;

• sprawdzenie ewidencji czasu pracy i nieobecności;

• pomoc w uzupełnieniu lub uporządkowaniu dokumentacji;

• przejęcie danych z dotychczasowego systemu kadrowo-płacowego, jeżeli jest to technicznie możliwe.

Szczegółowy audyt wcześniejszych rozliczeń lub odtwarzanie dokumentacji z poprzednich okresów mogą zostać wykonane jako odrębna usługa.

Obsługa kadrowa

W ramach obsługi kadrowej prowadzimy dokumentację dotyczącą stosunku pracy oraz — w uzgodnionym zakresie — dokumentację osób wykonujących obowiązki na podstawie umów cywilnoprawnych.

Nasze usługi mogą obejmować:

• zakładanie i prowadzenie akt osobowych pracowników;

• prowadzenie pozostałej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy;

• przygotowywanie umów o pracę, aneksów i informacji o warunkach zatrudnienia;

• przygotowywanie dokumentów związanych ze zmianą warunków pracy lub płacy;

• przygotowywanie dokumentacji dotyczącej rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy;

• sporządzanie świadectw pracy;

• przygotowywanie umów zlecenia i umów o dzieło na podstawie informacji przekazanych przez klienta;

• prowadzenie dokumentacji dotyczącej umów cywilnoprawnych;

• przygotowywanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu;

• prowadzenie ewidencji czasu pracy;

• ewidencjonowanie urlopów wypoczynkowych i innych zwolnień od pracy;

• ustalanie wymiaru oraz monitorowanie wykorzystania urlopu wypoczynkowego;

• ewidencjonowanie zwolnień lekarskich oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności;

• prowadzenie dokumentacji związanej z uprawnieniami rodzicielskimi;

• przygotowywanie skierowań na profilaktyczne badania lekarskie na podstawie danych przekazanych przez pracodawcę;

• monitorowanie terminów ważności badań lekarskich;

• monitorowanie terminów szkoleń BHP, z uwzględnieniem obowiązujących zasad i wyjątków;

• przygotowywanie informacji oraz zestawień kadrowych;

• sporządzanie wymaganych sprawozdań do GUS;

• obsługę zajęć wynagrodzeń i potrąceń, w tym zajęć egzekucyjnych;

• wsparcie przy przygotowywaniu regulaminów i innych dokumentów wewnętrznych — w zakresie uzgodnionym z klientem.

Badania lekarskie i szkolenia BHP są organizowane przez pracodawcę zgodnie z obowiązującymi przepisami. Biuro może przygotowywać dokumenty i monitorować terminy, natomiast decyzja o dopuszczeniu pracownika do pracy oraz odpowiedzialność za zapewnienie bezpiecznych warunków pracy należą do pracodawcy.

W przypadku umów cywilnoprawnych zasady dotyczące badań, szkoleń i bezpieczeństwa pracy wymagają oceny z uwzględnieniem rodzaju wykonywanych czynności oraz warunków ich wykonywania.

Obsługa płacowa

W ramach obsługi płacowej naliczamy wynagrodzenia pracowników oraz należności osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych.

Zakres usług może obejmować:

• sporządzanie miesięcznych list płac;

• obliczanie wynagrodzeń zasadniczych, premii, dodatków i innych składników;

• naliczanie wynagrodzenia za urlop;

• ustalanie wynagrodzenia chorobowego i świadczeń związanych z niezdolnością do pracy;

• rozliczanie zasiłków — jeżeli płatnikiem świadczeń jest pracodawca;

• rozliczanie godzin nadliczbowych, pracy w porze nocnej oraz innych dodatków;

• przygotowywanie rachunków do umów zlecenia i umów o dzieło;

• naliczanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne;

• obliczanie zaliczek na podatek dochodowy;

• uwzględnianie potrąceń dobrowolnych i obowiązkowych;

• przygotowywanie zestawień wynagrodzeń i kosztów zatrudnienia;

• sporządzanie przelewów lub zestawień do realizacji wypłat;

• przygotowywanie pasków wynagrodzeń i informacji dla zatrudnionych;

• wystawianie zaświadczeń o wynagrodzeniu;

• sporządzanie dokumentów wymaganych do ustalenia uprawnień emerytalnych, rentowych lub zasiłkowych;

• korygowanie rozliczeń płacowych;

• odtwarzanie i porządkowanie zaległych rozliczeń — na podstawie dostępnej dokumentacji.

Rozliczenia podatkowe pracowników i współpracowników

Obsługa obowiązków pracodawcy jako płatnika podatku może obejmować:

• miesięczne obliczanie zaliczek na podatek dochodowy;

• przygotowywanie informacji o kwotach podatku przeznaczonych do wpłaty;

• sporządzanie i elektroniczne przekazywanie rocznej deklaracji PIT-4R;

• sporządzanie informacji PIT-11;

• przygotowywanie deklaracji PIT-8AR, jeżeli występują należności opodatkowane zryczałtowanym podatkiem;

• sporządzanie informacji IFT-1 lub IFT-1R w przypadkach przewidzianych przepisami;

• przygotowywanie korekt deklaracji i informacji podatkowych;

• przekazywanie zatrudnionym wymaganych informacji podatkowych.

PIT-4R jest roczną deklaracją płatnika. W trakcie roku płatnik oblicza, pobiera i wpłaca zaliczki na podatek, ale nie składa miesięcznej deklaracji PIT-4.

Obsługa rozliczeń z ZUS

W ramach obsługi ubezpieczeń społecznych możemy przygotowywać i przekazywać między innymi:

• dokumenty zgłoszeniowe i wyrejestrowujące ubezpieczonych;

• zgłoszenia członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego;

• deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA;

• imienne raporty miesięczne ZUS RCA;

• raporty dotyczące wypłaconych świadczeń i przerw w opłacaniu składek ZUS RSA;

• inne wymagane raporty i dokumenty ubezpieczeniowe;

• dokumenty korygujące;

• informacje o wysokości składek przeznaczonych do zapłaty;

• dokumentację związaną ze świadczeniami chorobowymi, macierzyńskimi i opiekuńczymi;

• formularze i zaświadczenia wymagane do ustalenia prawa do świadczeń;

• zgłoszenia umów o dzieło, jeżeli podlegają obowiązkowi zgłoszenia do ZUS;

• roczne informacje ZUS IWA, jeżeli płatnik ma obowiązek ich sporządzenia.

Obsługa PFRON i PPK

Jeżeli klient podlega odpowiednim obowiązkom, zakres współpracy może obejmować również:

• sporządzanie i przekazywanie deklaracji oraz informacji PFRON;

• obliczanie należnych wpłat na PFRON;

• przygotowywanie dokumentacji związanej z zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami;

• naliczanie wpłat do pracowniczych planów kapitałowych;

• przygotowywanie danych potrzebnych do obsługi PPK;

• rozliczanie wpłat finansowanych przez pracodawcę i osoby zatrudnione.

Zakres obsługi PPK nie obejmuje czynności zastrzeżonych dla pracodawcy lub instytucji finansowej, chyba że przepisy i udzielone upoważnienia pozwalają na ich powierzenie.

Kontrole i kontakty z instytucjami

Na podstawie odpowiedniego pełnomocnictwa i w zakresie objętym umową możemy wspierać klientów w kontaktach z:

• Zakładem Ubezpieczeń Społecznych;

• urzędem skarbowym;

• Państwową Inspekcją Pracy;

• Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;

• Głównym Urzędem Statystycznym.

Pomoc może obejmować przygotowanie dokumentów, zestawień, korekt i wyjaśnień, a także udział w czynnościach kontrolnych w zakresie dotyczącym prowadzonej przez nas dokumentacji i rozliczeń.

Jeżeli sprawa wymaga specjalistycznej opinii prawnej lub reprezentacji zastrzeżonej dla osoby posiadającej określone uprawnienia, klient może skorzystać ze wsparcia radcy prawnego, adwokata albo doradcy podatkowego.

Obsługa kadrowo-płacowa online

Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia nam obsługę pracodawców z całej Polski. Dane potrzebne do naliczenia wynagrodzeń, informacje o czasie pracy i nieobecnościach oraz pozostałe dokumenty mogą być przekazywane zdalnie, w uzgodniony i odpowiednio zabezpieczony sposób.

Klienci z Lublina i okolic mogą również dostarczać dokumentację w formie tradycyjnej. Możliwe jest połączenie obu modeli współpracy.

Stawiamy na terminowość, przejrzystą komunikację i indywidualne dopasowanie zakresu usług. Przekazujemy klientom informacje o terminach i kwotach zobowiązań wynikających z przygotowanych rozliczeń, pod warunkiem terminowego otrzymania kompletnych i prawidłowych danych.

ABAK SYSTEM Sp. z o.o. — kompleksowa obsługa kadr i płac dla pracodawców z Lublina i całej Polski.